Procedury zgłoszeń zewnętrznych naruszenia prawa

Informacje dla sygnalisty

1. Zgłoszenie 

Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia.

Elementy zgłoszenia: 

1. obligatoryjne:
2. dane sygnalisty, w zakresie umożliwiającym jego identyfikację, w szczególności:

- imię i nazwisko,

- wskazanie stosunku prawnego łączącego sygnalistę z CDN w kontekście związanym z pracą,

1. przedmiot naruszenia prawa;
2. fakultatywne:
3. adres do kontaktu (adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej),
4. wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie,
5. wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej,
6. wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa,
7. wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia,
8. data oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub data i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa,
9. wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego,
10. opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa. 

Zgłoszenia należy dokonać pisemnie w postaci papierowej lub elektronicznej za pośrednictwem następujących kanałów:

- tradycyjnej poczty - w formie listu zwykłego z dopiskiem „zgłoszenie zewnętrzne” na: 

adres do korespondencji:

Centrum Doskonalenia Nauczycieli w Lesznie

ul. Bolesława Chrobrego 15, 64-100 Leszno
 

- poczty elektronicznej – na adres skrzynki e-mail: 

adres do doręczeń elektronicznych:

oswiata@cdn.leszno.pl

1. Ochrona sygnalisty

- Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia naruszenia lub ujawnienia publicznego pod warunkiem, że zgłoszenie było dokonane w dobrej wierze, tzn. sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia naruszenia lub ujawnienia publicznego i stanowi informację o naruszeniu prawa.

- Na żądanie sygnalisty organ wydaje w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianymi w Ustawie.

- W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, sygnalista ma prawo do odszkodowania lub prawo do zadośćuczynienia.

3. Tryb postepowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

- Wpłynięcie zgłoszenia

- Posiedzenie Zespołu

- Anonimizacja danych

- Wstępna weryfikacja zgłoszenia

- Zarejestrowanie zgłoszenia

- Przekazanie sygnaliście potwierdzenia przyjęcia w terminie 7 dni

- Powołanie Komisji

- Ocena zgloszenia przez Komisję

- Umorzenie postępowania lub podjecie działań następczych

- Sporządzenie protokołu

- Wpis do rejestru zgłoszeń zewnętrznych.

4. Termin przekazania informacji zwrotnej sygnaliście

Przekazanie informacji zwrotnej sygnaliście nastepuje w terminie nieprzekraczającym 3 miesiecy od dnia przyjecia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia (po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu 3 miesięcy).

5. Zasady poufności mające zastosowanie do zgloszeń zewnetrznych

- Dane osobowe sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie. 

- Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie bezpieczeństwa sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Zespół. Zespół zobowiązany jest podjąć działania mające na celu ochronę sygnalisty.

- Tożsamość sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom CDN. Tożsamość sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione za zgodą sygnalisty lub wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub postępowań sądowych. Tożsamość osób, których dotyczy zgłoszenie, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych z sygnalistą podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość sygnalisty.

6. Zasady przetwarzania danych 

- Administratorem danych przetwarzanych w procesie przyjmowania i obsługi zgłoszeń naruszenia prawa jest Centrum Doskonalenia Nauczycieli, z siedzibą przy ul. Bolesława Chrobrego 15, 64-100 w Lesznie, reprezentowany przez Dyrektora.

- Dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa, prowadzenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, postępowania dowodowego, administracyjnego, prowadzenia rejestru zgłoszeń naruszenia prawa, obsługi komunikacji z sygnalistą - na podstawie przesłanki art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO dla zapewnienia realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze oraz wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, wynikającego z ustawy o ochronie sygnalistów, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 5 RODO.

- Podanie danych osobowych przez sygnalistę jest obowiązkowe, w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnych działań następczych.

- Podane dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów wskazanych w tiret 2, a po zakończeniu realizacji celu, dla którego zostały zebrane, będą przetwarzane w celach archiwalnych dla dobra publicznego i przechowywane przez okres niezbędny do realizacji przepisów prawa, z zachowaniem terminu ich przechowywania 
i przeglądu.

- Odbiorcą danych osobowych gromadzonych na potrzeby realizacji celu przetwarzania są uprawnione podmioty w zakresie i granicach przewidzianych przepisami prawa.

- W celu zapewnienia zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami prawa, Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować drogą mailową na adres kadry@cdn.leszno.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora.

7. Działania następcze podejmowane w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

To działania podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu naruszenia prawa oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, 
w szczególności przez prowadzenie postępowania wyjaśniającego lub wszczęcie kontroli.

8. Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi

Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadziła przepisy sankcjonujące nie tylko zachowania utrudniające albo uniemożliwiające dokonanie zgłoszenia, ale także działania odwetowe.

W przypadku pierwszej grupy zachowań ustawodawca przewidział karę grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku (z możliwością zaostrzenia jej wymiaru do lat 3 w przypadku stosowania przemocy, groźby karalnej czy też podstępu). Podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2, zaś w przypadku podejmowania tych działań w sposób uporczywy grozi kara ograniczenia wolności do lat 3.

Zgodnie z art. 14 ustawy sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.

Karze grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku podlega także bezprawne ujawnienie tożsamości sygnalisty.

Zapewniając ochronę przed działaniami odwetowymi CDN:

• wprowadził zakaz stosowania działań odwetowych;
• przeprowadza dla swoich pracowników, szkolenia dotyczące ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi;
• ogranicza dostęp do informacji o tożsamości sygnalisty wyłącznie do osób uprawnionych;
• w uzasadnionych przypadkach doprowadza do poniesienia odpowiedzialności, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, pracowników którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań odwetowych względem sygnalisty.

Zasady ochrony przed działaniami odwetowymi znajdują odpowiednie zastosowanie do osób powiązanych z sygnalistą oraz osób pomagających sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia.

Z ustawy o ochronie sygnalistów wynika, że:

• zastosowanie ochrony przed działaniami odwetowymi obowiązuje zarówno w stosunkach pracowniczych, jak i pozapracowniczych,
• odpowiedzialność karna dotyczy osoby podejmującej działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą,
• sygnalista ma prawo do odszkodowania za działania odwetowe (art. 14),
• ciężar dowodu braku stosowania działań odwetowych, w razie ewentualnego sporu, obciąża pracodawcę,
• sygnalista nie może zrzec się ochrony przed działaniami odwetowymi (art. 17 ustawy).

9. Ochrona sygnalisty przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności

1. Jeżeli sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa, to dokonanie tego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie stanowi podstawy odpowiedzialności dyscyplinarnej za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa.
2. Zasady wskazane powyżej w pkt. 1 nie odnoszą się do informacji objętych:

• przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz tych, które nie podlegają ujawnieniu ze względów bezpieczeństwa publicznego,
• tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych,
• tajemnicą narady sędziowskiej,
• postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności,

1. Ustawy nie stosuje się również do naruszeń prawa w zakresie:

• zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w rozumieniu art. 7 pkt 36 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 i 1720),
• umów offsetowych zawieranych na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 2014 r. o niektórych umowach zawieranych w związku z realizacją zamówień o podstawowym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa (Dz.U. z 2022 r. poz. 1218),
• innych środków podejmowanych w celu ochrony podstawowych lub istotnych interesów bezpieczeństwa państwa, odnoszących się do produkcji lub handlu bronią, amunicją lub materiałami wojennymi (art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej).

1. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
2. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie stanowią podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

10. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

dr hab. Marcin Wiącek

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich

al. Solidarności 77

00-090 Warszawa